Evenementenmelding- of vergunning

Wilt u een evenement organiseren? Dan heeft u een vergunning nodig of moet u een melding doen.
Op deze pagina vindt u informatie over hoe u een evenementenvergunning kunt aanvragen en hoe u een melding voor een (klein) evenement kunt doen.

Wat is een evenement? 

Een evenement is volgens de Algemene verordening Eijsden-Margraten ''elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak''. Op de pagina 'wat is een evenement' geven wij meer toelichting over wanneer iets een evenement is. Voor elk evenement gelden 'Algemene regels', meer daarover kunt u lezen op de pagina 'Algemene regels voor evenementen'. 

Wat moet u doen als u een evenement wilt organiseren?

Dien op tijd een evenementenvergunning of een melding in via de Evenementenassistent. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit systeem vervangen door EventLoket. Als het mogelijk is, vragen wij u te wachten met het indienen van uw aanvraag totdat dit nieuwe systeem in gebruik is. Wanneer wachten echter tot een te late aanvraag zou leiden, of wanneer er andere nadelige gevolgen ontstaan, moet u uw aanvraag uiteraard nog via het huidige systeem indienen.

Het systeem zorgt ervoor dat de gemeente op de hoogte is van uw evenement. Zo kan de gemeente de risico’s beoordelen, uw melding bevestigen of uw vergunningaanvraag behandelen. Daarnaast worden alle relevante partners, zoals de politie, brandweer en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), geïnformeerd via dit systeem. Alle communicatie rondom evenementen verloopt via dit systeem; het is de centrale plek voor alles wat met uw evenementenmelding of -vergunning te maken heeft.

Bij het indienen van een evenement krijgt u een lijst met vragen. Deze beginnen algemeen en worden, op basis van uw antwoorden, automatisch gevolgd door specifiekere vervolgvragen. Het systeem bepaalt op basis van de eerste antwoorden of het om een melding of een vergunning gaat. Voor meldingen worden alleen enkele basisvragen gesteld; voor vergunningen volgen meer vragen. Hoe groter het evenement, hoe uitgebreider de informatie die nodig is. Het is belangrijk dat u alle vragen volledig en naar waarheid beantwoordt. Uw vergunning of melding, geldt uitsluitend voor de situatie zoals u deze heeft ingediend.

Let op: organiseert u een evenement waarvoor een vergunning nodig is? Dien deze dan minimaal 8 weken van tevoren in.

Wanneer een melding en wanneer een vergunning?

In onze gemeente worden veel verschillende evenementen georganiseerd, van buurtfeesten tot concerten en sportwedstrijden. Veel van deze activiteiten zijn kleinschalig en hebben weinig risico’s. Voor zulke kleine evenementen is op grond van de 'Algemene regels voor evenementen' alleen een melding nodig. Grotere evenementen, met meer bezoekers of extra veiligheidsrisico’s, zijn vergunningplichtig. Vanaf 1 januari 2026 gelden nieuwe regels die duidelijk maken wanneer een evenement onder welke categorie valt. Tot nu toe moest per geval worden beoordeeld of een evenement klein genoeg was voor een melding. Dat zorgde vaak voor onduidelijkheid. De nieuwe regels brengen hier verandering in door een heldere definitie van een klein evenement vast te leggen.

Een klein evenement is alleen meldingsplichtig (geen vergunning).
Een klein evenement:

• heeft maximaal 500 bezoekers (gelijktijdig aanwezig), of:
  • bij wielertoertochten: 250 deelnemers,
  • bij hardloopevenementen: 1.000 deelnemers,
  • bij wandeltochten: 1.500 deelnemers;
• vindt plaats tussen 07.00 en 02.00 uur (met uitzondering tot 03.00 uur tijdens Nieuwjaarsdag, carnaval, de Bronk en de kermis in de dorpskern);
• gebruikt alleen kleine objecten van maximaal 25 m² per object;
• en valt nooit onder de meldingregeling als er wordt overnacht, een mei-den wordt verplaatst, of schiet- of vechtsportactiviteiten plaatsvinden.

Voldoet een evenement aan deze voorwaarden? Dan is een tijdige melding via Evenementenassistent (vanaf 1 januari 2026: EventLoket) voldoende. Is het groter en valt het buiten deze normen, dan is een vergunning nodig die op tijd is aangevraagd via EvenementenAssistent (vanaf 1 januari: EventLoket). 

Beiden (melding en vergunning) vraagt u aan via Evenementenassistent (vanaf 1 januari: EventLoket). Het systeem bepaalt automatisch op basis van de eerste antwoorden of het om een melding of een vergunning gaat. 

Beslisboom

Om het voor organisatoren makkelijker te maken om te bepalen welke verplichtingen gelden, is een 'beslisboom' ontwikkeld. Deze beslisboom helpt u stap voor stap vast te stellen of uw evenement onder de meldingsplicht valt of dat u een vergunning moet aanvragen. De beslisboom biedt dus een snelle en overzichtelijke manier om vooraf duidelijkheid te krijgen over de benodigde stappen voor uw evenement.

De beslisboom is te downloaden via de knop hieronder of via de link in deze tekst. 

Kosten

De kosten van het aanvragen van een evenementenvergunning vindt u hier. 
De kosten voor een evenementenvergunning zijn afhankelijk van het totaal aantal bezoekers en het moment waarop u de aanvraag indient. Als u uw aanvraag vroegtijdig (volledig) indient, betaald u minder of zelfs géén leges. 

Een evenementenmelding is altijd kosteloos.